Termin płatności faktury mija, a Ty wciąż czekasz na pieniądze od kontrahenta. Przypominasz o konieczności zrobienia przelewu, a klient informuje cię, że nie dostał żadnego dokumentu. Brzmi znajomo? Nie musi tak być.
Możliwość wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych miała w znacznym stopniu wyeliminować problem zaginionych faktur. Papierowy dokument łatwiej zawieruszyć lub położyć na niewłaściwym biurku. Wersja online nie krąży pomiędzy pokojami w firmie i zazwyczaj trafia od razu do odpowiedniej osoby. Przynajmniej w teorii.
Praktyka pokazuje jednak, że i wystawiając elektroniczne dokumenty, można nie doczekać się płatności w terminie. Jak temu przeciwdziałać?
Po pierwsze – poznaj swojego kontrahenta
Co prawda zazwyczaj za niezapłaconymi fakturami stoją zwykłe zbiegi okoliczności i niedopatrzenia, jednak czasami zdarza się, że trafiamy na nieuczciwego kontrahenta. Dlatego zanim zaczniemy współpracę z nowym klientem, warto go sprawdzić.
Wachlarz dostępnych narzędzi do weryfikacji firm jest coraz szerszy. Przede wszystkim można skorzystać z wyszukiwarki CEiDG lub listy podmiotów w KRS. Do dyspozycji mamy też Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów lub bazy online Unii Celnej i Podatkowej Komisji Europejskiej, a od niedawna – białą listę podatników VAT.
– Wprowadzona od 1 września tego roku tzw. biała lista podatników VAT pozwala firmom lepiej poznać swoich kontrahentów. Dzięki niej mogą dowiedzieć się między innymi tego, czy dane przedsiębiorstwo jest czynnym podatnikiem VAT, czy może np. odmówiono mu rejestracji lub wykreślono z rejestru i jeśli tak – to na jakiej podstawie prawnej. To pomaga podejmować dobre decyzje biznesowe – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
Biała lista służy też do potwierdzenia numeru bankowego, na jaki powinno się przelewać należności kontrahentowi.
Po drugie – skorzystaj z dobrodziejstw technologii
W samych kontaktach księgowych z kontrahentami znacznie pomóc mogą nowe technologie. Na rynku jest wiele aplikacji i systemów, które pozwalają wystawiać elektroniczne faktury, archiwizować je i przesyłać do klientów. Tego typu rozwiązania minimalizują też liczbę błędów, które mogą pojawić się na dokumencie, takich jak nieprawidłowy numeru rachunku bankowego czy zła data płatności. Każda błędna informacja na fakturze powoduje zwrot druku do wystawcy i tym samym przesuwa w czasie realizację przelewu.
Co istotne, dobre programy księgowe są przez producentów na bieżąco aktualizowane i uzupełniane o elementy wymagane prawem. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje niezbędne narzędzia do prawidłowego rozliczenia się z fiskusem, bez konieczności śledzenia zmian podatkowych czy ustawowych.
Po trzecie – bądź na bieżąco
Jednak nawet wersja elektroniczna faktury nie rozwiązuje wszystkich problemów. Dokumenty przesyłane mailem w postaci załączonego pliku pdf także czasem przepadają w niewyjaśnionych okolicznościach. Dlaczego? Niektóre programy pocztowe traktują wiadomości z załącznikiem jak spam i przenoszą je od razu do folderu na niechciane treści w skrzynce odbiorczej. Dodatkowo, przedsiębiorcy otrzymują z roku na rok coraz więcej e-maili, co podnosi ryzyko tego, że nawet zaakceptowana przez system pocztowy wiadomość nie zostanie przez nich zauważona w gąszczu innych.
Kłopotów mogą też przysporzyć wirusy. Zdarzają się takie, które podmieniają treści w załączonych do e-maili dokumentach. Wystarczy, że zmodyfikują numer konta, na jaki mają trafić pieniądze, aby płatność wykonana przez naszego kontrahenta nigdy do nas nie dotarła.
– Przedsiębiorcy mają sporo problemów z fakturami w formacie pdf. Całe szczęście większości z nich można już zapobiec. Między innymi dzięki przesyłaniu w mailach nie samych faktur, a linków do nich. Wprowadziliśmy właśnie taką możliwość do naszego rozwiązania SaldeoSMART. Dzięki temu odbiorca faktury dostaje maila z linkiem prowadzącym bezpośrednio do naszego serwera, z którego może pobrać fakturę lub automatycznie zapisać ją w swoim panelu. Gdy tylko kliknie w link, wystawca dokumentu dowie się, że faktura dotarła do adresata. To pozwoli uniknąć sytuacji, w których niepłacący kontrahent tłumaczy swoją opieszałość w realizacji przelewu tym, że nie otrzymał faktury – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.
Przedsiębiorca dbający o swoje interesy powinien więc śledzić nowinki technologiczne, aby nie przeoczyć tej, która może pomóc mu w prowadzeniu biznesu.
Po czwarte – zabezpiecz się umową
Nawet pełen dobrych chęci kontrahent, dysponujący najnowszymi narzędziami, może wciąż nie spieszyć się z opłacaniem faktur. To dlatego sprawę konsekwencji takiego zachowania warto poruszyć już na etapie konstruowania i zawierania umowy. Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim w dokumencie dobrze jest zawrzeć informację o sposobie rozliczenia oraz warunkach koniecznych do spełnienia, by domagać się zapłaty. Dodatkowo w umowie warto zapisać termin płatności faktur oraz informację o tym, co stanie się, jeśli klient nie wywiąże się ze swojego obowiązku finansowego. To może oznaczać np. wstrzymanie świadczenia usługi lub dostarczania towarów do momentu uregulowania płatności.
Jeśli natomiast mimo wszystkich tych zabezpieczeń kontrahent wciąż unika płatności, przedsiębiorca może wziąć pod uwagę takie narzędzia jak zaliczki czy kaucje, które ograniczą straty wynikające z niezapłaconych faktur.
Przestoje w płatnościach bywają początkiem wielu problemów firmy. To dlatego warto wykorzystać wszystkie możliwości, także te technologiczne, aby faktura nie zawierała błędów i dotarła do klientów na czas.