WK24.PL
  • Wiadomości
  • Biznes i Finanse
  • Dom i Ogród
  • Motoryzacja
  • Podróże
  • Sport
  • Styl Życia
  • Technologie
Na czasie
Przeglądy gaśnic – dlaczego są ważne?
Energia odnawialna – jakie są jej zalety?
Na co zwrócić uwagę wybierając bujaczek dla niemowlaka?
Bolesławiec sklep online – co można w nim...
Kontenery socjalne – jaką pełnią funkcję?
Czym charakteryzują się wysokiej jakości taśmy dwustronne?
Na czym polega szlifowanie betonu?
Baterie łazienkowe – czy ich kolorystyka ma znaczenie?
Jaki zakres usług może zaoferować dobry tłumacz?
Kiedy konieczna jest naprawa siłowników hydraulicznych?
WK24.PL
  • Wiadomości
  • Biznes i Finanse
  • Dom i Ogród
  • Motoryzacja
  • Podróże
  • Sport
  • Styl Życia
  • Technologie
Biznes i Finanse

Zaginione faktury – jak zabezpieczyć siebie i kontrahentów?

by redakcja serwisu 2 grudnia 2019
2 grudnia 2019
Problem zaginionych faktur

Termin płatności faktury mija, a Ty wciąż czekasz na pieniądze od kontrahenta. Przypominasz o konieczności zrobienia przelewu, a klient informuje cię, że nie dostał żadnego dokumentu. Brzmi znajomo? Nie musi tak być.

Możliwość wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych miała w znacznym stopniu wyeliminować problem zaginionych faktur. Papierowy dokument łatwiej zawieruszyć lub położyć na niewłaściwym biurku. Wersja online nie krąży pomiędzy pokojami w firmie i zazwyczaj trafia od razu do odpowiedniej osoby. Przynajmniej w teorii.

Praktyka pokazuje jednak, że i wystawiając elektroniczne dokumenty, można nie doczekać się płatności w terminie. Jak temu przeciwdziałać?

Po pierwsze – poznaj swojego kontrahenta

Co prawda zazwyczaj za niezapłaconymi fakturami stoją zwykłe zbiegi okoliczności i niedopatrzenia, jednak czasami zdarza się, że trafiamy na nieuczciwego kontrahenta. Dlatego zanim zaczniemy współpracę z nowym klientem, warto go sprawdzić.

Wachlarz dostępnych narzędzi do weryfikacji firm jest coraz szerszy. Przede wszystkim można skorzystać z wyszukiwarki CEiDG lub listy podmiotów w KRS. Do dyspozycji mamy też Portal Podatkowy Ministerstwa Finansów lub bazy online Unii Celnej i Podatkowej Komisji Europejskiej, a od niedawna – białą listę podatników VAT.

– Wprowadzona od 1 września tego roku tzw. biała lista podatników VAT pozwala firmom lepiej poznać swoich kontrahentów. Dzięki niej mogą dowiedzieć się między innymi tego, czy dane przedsiębiorstwo jest czynnym podatnikiem VAT, czy może np. odmówiono mu rejestracji lub wykreślono z rejestru i jeśli tak – to na jakiej podstawie prawnej. To pomaga podejmować dobre decyzje biznesowe – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Biała lista służy też do potwierdzenia numeru bankowego, na jaki powinno się przelewać należności kontrahentowi.

Po drugie – skorzystaj z dobrodziejstw technologii

W samych kontaktach księgowych z kontrahentami znacznie pomóc mogą nowe technologie. Na rynku jest wiele aplikacji i systemów, które pozwalają wystawiać elektroniczne faktury, archiwizować je i przesyłać do klientów. Tego typu rozwiązania minimalizują też liczbę błędów, które mogą pojawić się na dokumencie, takich jak nieprawidłowy numeru rachunku bankowego czy zła data płatności. Każda błędna informacja na fakturze powoduje zwrot druku do wystawcy i tym samym przesuwa w czasie realizację przelewu.

Co istotne, dobre programy księgowe są przez producentów na bieżąco aktualizowane i uzupełniane o elementy wymagane prawem. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje niezbędne narzędzia do prawidłowego rozliczenia się z fiskusem, bez konieczności śledzenia zmian podatkowych czy ustawowych.

Po trzecie – bądź na bieżąco

Jednak nawet wersja elektroniczna faktury nie rozwiązuje wszystkich problemów. Dokumenty przesyłane mailem w postaci załączonego pliku pdf także czasem przepadają w niewyjaśnionych okolicznościach. Dlaczego? Niektóre programy pocztowe traktują wiadomości z załącznikiem jak spam i przenoszą je od razu do folderu na niechciane treści w skrzynce odbiorczej. Dodatkowo, przedsiębiorcy otrzymują z roku na rok coraz więcej e-maili, co podnosi ryzyko tego, że nawet zaakceptowana przez system pocztowy wiadomość nie zostanie przez nich zauważona w gąszczu innych.

Kłopotów mogą też przysporzyć wirusy. Zdarzają się takie, które podmieniają treści w załączonych do e-maili dokumentach. Wystarczy, że zmodyfikują numer konta, na jaki mają trafić pieniądze, aby płatność wykonana przez naszego kontrahenta nigdy do nas nie dotarła.

– Przedsiębiorcy mają sporo problemów z fakturami w formacie pdf. Całe szczęście większości z nich można już zapobiec. Między innymi dzięki przesyłaniu w mailach nie samych faktur, a linków do nich. Wprowadziliśmy właśnie taką możliwość do naszego rozwiązania SaldeoSMART. Dzięki temu odbiorca faktury dostaje maila z linkiem prowadzącym bezpośrednio do naszego serwera, z którego może pobrać fakturę lub automatycznie zapisać ją w swoim panelu. Gdy tylko kliknie w link, wystawca dokumentu dowie się, że faktura dotarła do adresata. To pozwoli uniknąć sytuacji, w których niepłacący kontrahent tłumaczy swoją opieszałość w realizacji przelewu tym, że nie otrzymał faktury – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Przedsiębiorca dbający o swoje interesy powinien więc śledzić nowinki technologiczne, aby nie przeoczyć tej, która może pomóc mu w prowadzeniu biznesu.

Po czwarte – zabezpiecz się umową

Nawet pełen dobrych chęci kontrahent, dysponujący najnowszymi narzędziami, może wciąż nie spieszyć się z opłacaniem faktur. To dlatego sprawę konsekwencji takiego zachowania warto poruszyć już na etapie konstruowania i zawierania umowy. Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim w dokumencie dobrze jest zawrzeć informację o sposobie rozliczenia oraz warunkach koniecznych do spełnienia, by domagać się zapłaty. Dodatkowo w umowie warto zapisać termin płatności faktur oraz informację o tym, co stanie się, jeśli klient nie wywiąże się ze swojego obowiązku finansowego. To może oznaczać np. wstrzymanie świadczenia usługi lub dostarczania towarów do momentu uregulowania płatności.

Jeśli natomiast mimo wszystkich tych zabezpieczeń kontrahent wciąż unika płatności, przedsiębiorca może wziąć pod uwagę takie narzędzia jak zaliczki czy kaucje, które ograniczą straty wynikające z niezapłaconych faktur.

Przestoje w płatnościach bywają początkiem wielu problemów firmy. To dlatego warto wykorzystać wszystkie możliwości, także te technologiczne, aby faktura nie zawierała błędów i dotarła do klientów na czas.

0
FacebookTwitterPinterestEmail
previous post
Rekord Polski w zadłużeniu firm
next post
Jak stworzyć wyjątkowy klimat we wnętrzu?

Polecane

Jakie biuro rachunkowe wybrać? Co trzeba wiedzieć?

Jakie biuro rachunkowe wybrać? Co trzeba wiedzieć?

Audyt księgowy – kiedy warto z niego skorzystać?

Biuro nieruchomości w Katowicach – jak znaleźć najlepsze?

Nawilżanie powietrza w halach przemysłowych – jak o...

Podłączanie urządzeń Rational – komu powierzyć to zadanie?

Wynajem paleciaków – dlaczego się opłaca?

3 powody, dla których warto korzystać z porównywarek...

Dobry zakład pogrzebowy – czyli jaki?

Chemia profesjonalna – na jakie produkty warto postawić?

Leave a Comment Cancel Reply

Musisz się zalogować, aby móc dodać komentarz.

Ostatnie wpisy

  • Przeglądy gaśnic – dlaczego są ważne?
  • Energia odnawialna – jakie są jej zalety?
  • Na co zwrócić uwagę wybierając bujaczek dla niemowlaka?
  • Bolesławiec sklep online – co można w nim znaleźć?
  • Kontenery socjalne – jaką pełnią funkcję?

Kategorie

  • Biznes i Finanse (41)
  • Dom i Ogród (83)
  • Motoryzacja (47)
  • Podróże (23)
  • Sport (22)
  • Styl Życia (75)
  • Technologie (33)
  • Wiadomości (84)

Popularne w serwisie

  • 1

    Od dziewczynki do nastolatki – jak zaplanować remont?

  • 2

    Jak zadbać o płaski brzuch?

  • 3

    Sposoby na urozmaicenie treningu cardio

Polecane przez redakcję

  • Przeglądy gaśnic – dlaczego są ważne?

  • Energia odnawialna – jakie są jej zalety?

  • Na co zwrócić uwagę wybierając bujaczek dla niemowlaka?

Zobacz także

Przeglądy gaśnic – dlaczego są ważne?

Energia odnawialna – jakie są jej zalety?

Na co zwrócić uwagę wybierając bujaczek dla niemowlaka?

Bolesławiec sklep online – co można w nim...

Kontenery socjalne – jaką pełnią funkcję?

Kategorie

  • Biznes i Finanse (41)
  • Dom i Ogród (83)
  • Motoryzacja (47)
  • Podróże (23)
  • Sport (22)
  • Styl Życia (75)
  • Technologie (33)
  • Wiadomości (84)

@2019 - All Right Reserved. WK24.pl